Проблемы в работе молодых специалистов московских библиотек: исследование, идеи, инструменты, решения

Полное методическое пособие можно скачать в конце статьи. Настоящая статья представляет собой обзор результатов исследования и была подготовлена специально для журнала «Справочник руководителя учреждения культуры».

Московская молодежная библиотека им.М. А. Светлова — не только современная интеллектуальная площадка для читателей, но и методический центр по работе с молодежью. Молодые специалисты библиотек — это активные профессионалы с небольшим опытом работы, но с багажом актуальных знаний. Такие сотрудники привыкли постоянно учиться новому и совершенствовать свои навыки. Мы знаем, как важно с такой аудиторией работать, учиться понимать ее страхи и надежды, исследовать, что приносит радость в работе, а что — отталкивает. Эти знания могут помочь руководителям лучше понять молодых специалистов и вопросы, которые их беспокоят. Как методический центр по работе с молодёжью мы взяли на себя задачу вместе с другими коллегами из московских библиотек разобраться в проблемах, с которыми сталкиваются молодые сотрудники и новички сферы.

Предыстория

Наша исследование родилось скорее из практики, чем из теории. Осенью 2018 года Светловка провела обучающую программу «32 часа» для молодых специалистов библиотек Москвы. Это была серия практических тренингов и семинаров, направленных на освоение базовых принципов целеполагания, планирования, проектирования, организации рабочего времени, коммуникации в команде и работы с партнерами. В ходе программы нам пришла идея провести анонимный социологический опрос и выяснить отношение участников к рабочим моментам. Мы хотели понять, что действительно волнует молодых специалистов, с какими проблемами они сталкиваются, а что, наоборот, их радует и мотивирует. По итогам опроса мы выделили пять ключевых проблемных тем в их работе — это инициатива, мотивация, совещания, коммуникация и наставничество. 

Мы не остановились на выявлении проблем: нам важно было попытаться найти пути их решения. Так мы организовали крупное мероприятие — брейнсторминг, где предложили коллегам принять участие в мозговом штурме и разработать решения пяти проблем. На мероприятии молодые сотрудники библиотек сгенерировали более 200 идей и проработали наиболее перспективные из них. Результаты этой работы нашли отражение в этой статье. К каждой проблемной теме вы увидите по четыре инструмента — это самые яркие и интересные идеи, которые прорабатывали участники и эксперты на брейнсторминге.

Кроме того, основываясь на результатах социологического исследования, предложенных идей и нашего собственного опыта, мы составили пять блоков рекомендаций. Их можно будет найти в самом конце статьи. Мы надеемся, что те инструменты и советы, которые представлены в этой статье, будут полезными и нужными для тех, кто работает с молодыми специалистами и хочет руководить эффективной командой. 

Пять проблемных тем и идеи для решения

Проблемная тема «Инициатива»

Перед участниками брейнсторминга мы поставили задачу: придумать идеи, которые помогут сотрудникам чаще проявлять инициативу. 

Самые яркие идеи:

1. Фиксация. Внедрение форм визуального мышления в повседневную жизнь сотрудника и обязательная фиксация всех рабочих задач: от использования стикеров и ежедневников до ментальных карт и графических досок задач.

2. Конкурс. Организация в библиотеке конкурса на лучшую идею позволяет использовать энергию игры, соревнования и азарта.

3. Выращивание идей. Так как большинство инициатив погибают на стадии оформления или высказывания, предлагается создать «инкубатор» для сохранения и выращивания идеи до стадии концепции, проекта или подпроекта.

4. Работа в команде. Обучение методикам генерации идей в группе, расширение репертуара креативных ролей, освоение навыков управления групповой динамикой помогут выражать свои идеи и выступать с инициативой.

Проблемная тема «Мотивация» 

Респонденты выделили в качестве проблемы низкий уровень мотивации к труду. Совокупность таких факторов как большой объем работы в целом, значительный объем рутинной работы и частые сложные задачи влияют на снижение уровня мотивации к труду у сотрудников. Вопрос, который требовал решения, был сформулирован так: как замотивировать молодых сотрудников? 

Самые яркие идеи:

1. Еда. Совместная трапеза может служить одним из инструментов объединения коллектива. Эта идея предлагает сделать организацию питания инструментом сплочения и коммуникации.

2. Рост. Изменения еще не означают движения вперед и прогресса. Постановка количественных и качественных задач, понимание их глубины могут формировать стимулы для движения вперед, менять качество библиотечных проектов, совершенствовать взаимодействие с разными аудиториями и партнерами.

3. Коллектив. Использовать национальный менталитет общинного, коллективного сознания для разработки эффективных схем мотивации в решении современных задач библиотеки. Адаптировать опыт социальной психологии в управлении культурным учреждением.

4. Поддержка. Провести совместный тренинг руководителей и сотрудников, направленный на выявление и внедрение форм поддержки и обратной связи — как в текущей деятельности при отлаженных библиотечных процессах, так и при реализации проектов.

Проблемная тема «Совещания»

Совещания помогают объединить работников в команду, решить спорные моменты, провести мозговой штурм или проинформировать о чем-то сотрудников. Однако у совещаний есть и ряд негативных моментов: если совещания проводятся слишком редко или слишком часто, затягиваются во времени или безрезультатны. Как сделать совещания более результативными?

Самые яркие идеи:

1. Похвала. Публичное признание успехов сотрудников. 

2. Форматы. Использовать в работе современные и нестандартные форматы совещаний.

3. Обратная связь. Организовать тренинг понимания и критики для развития умения давать обратную связь, а не создавать из совещания выступление одного человека.

4. Эмоции. Провести тренинг сенситивности и управления эмоциями.

Проблемная тема «Коммуникация»

Коммуникация в организации выполняет не только значимую роль в процессе обмена информацией, но и является маркером эффективности деятельности организации. Уровень коммуникации в организации в целом участники оценили средне, а внутри своего отдела — высоко. Одним из факторов, определяющим такие оценки, может быть небольшой трудовой стаж молодых специалистов, и, следовательно, более низкий уровень сработанности в коллективе. Перед участниками брейнсторминга мы поставили вопрос: как улучшить уровень коммуникации? 

Самые яркие идеи:

1. Улыбка. Улыбка как простой инструмент создать дружелюбную атмосферу в коллективе и в общении с сотрудниками.

2. Тимбилдинг. Использовать форматы командообразования, которые подойдут коллективу с учетом специфики социокультурной деятельности и новых проектных задач (тематика, форматы, периодичность).

3. Открытость. Одна из важных составляющих для внедрения изменений и реализации инноваций. Библиотека через доверие, расширение диапазонов восприятия, ломки стереотипов и границ может стать «третьим местом» для своих читателей.

4. Кооперация. В XXI веке библиотекарь должен обретать универсальность нового типа. Идея касается внедрения стандартов работы в междисциплинарном сотрудничестве, механизмов взаимодействия отделов внутри библиотеки, библиотек между собой, библиотек с другими образовательными и культурными институциями, бизнес-структурами и общественностью.

Проблемная тема «Наставничество»

Наставничество рассматривается как элемент развития персонала в организации, как инструмент профессиональной адаптации молодых сотрудников. Исследование показало либо недостаточную  развитость системы наставничества, либо полное ее отсутствие в  учреждениях московской библиотечной системы. Участники предлагали свои идеи для внедрения или совершенствования системы наставничества в библиотечной сети. 

Самые яркие идеи:

1. «Бабуля». Опытный библиотекарь третьего возраста может выступать наставником и ресурсом роста для молодых специалистов. 

2. Лайфхак. Наглядное пособие для наставников и их подопечных, иллюстрирующее принцип «На ошибках учатся».

3. На равных. Формы горизонтального обучения и адаптации, самоорганизации.

4. Мотивация наставника. Комплексное социологическое исследование мотивов наставничества, составление психологического и управленческого портрета

наставника в библиотечной системе.

Общие рекомендации и инструменты в работе с молодыми специалистами

Тимбилдинг и корпоративная культура

1. Внедряйте командообразующие мероприятия на уровне библиотеки и сети в целом, чтобы познакомить сотрудников и улучшить рабочий климат. Мы в Светловке проводим корпоративные вечеринки в крупные праздники, на которых часто устраиваем тематические мастер-классы для коллектива, например, делали рождественские венки к Новому году, проводили мастер-класс по флористике к 8 марта.

2. Четко обозначайте ценности сферы. Можно разработать специальный плакат или памятку для сотрудников.

3. Добавляйте общие активности: сбор макулатуры, сбор вещей для фонда и другие. Мы собираем макулатуру отделами — это сближает коллектив и прививает общие ценности.

4. Создавайте межведомственные проекты: с музеями, театрами и культурными центрами. В рамках проекта старайтесь знакомить сотрудников, поощрять общение с коллегами. Светловка, например, тесно сотрудничает с общественным центром «Благосфера». Наше сотрудничество началось с организации на их площадке Фейл-конференции, за которую впоследствии мы получили от них «Беспечную премию» в номинации «Авантюра года». Мы выступали экспертами на мероприятиях центра, оказывали друг другу информационную поддержку.

Совещания

1. Составьте четкий регламент совещания. Определите список тем и тех, кто по ним высказывается, и высылайте его заранее.

2. Предоставляйте возможность открыто высказаться – оставлять время для обсуждения и вопросов.

3. Проводите совещания в неформальной обстановке – например, в кафе или на открытом воздухе. В теплое время года мы часто проводим совещания на открытых верандах.

4. Организуйте разные типы совещаний: еженедельные по текущей работе, подведение итогов после крупных мероприятий и точечные брейнсторминги для сбора идей. Не смешивайте все в одно большое бесконечное совещание в большом составе.

Поощрения

1. Материальные: премии, выплаты, возможно – с публичным оглашением.

2. Нематериальные: публичная похвала. Отмечайте на совещаниях успехи сотрудников, чтобы продемонстрировать ценность их работы. Или добавляйте похвалу в рассылки

сотрудникам – мы делаем это в корпоративной рассылке раз в месяц (и это лишь один из способов).

3. Раздавайте сувенирную продукцию – если вы делаете для крупного мероприятия интересные наклейки, открытки, блокноты для читателей, оставьте часть для сотрудников.

4. Поддерживайте инициативу со стороны сотрудников по улучшению деятельности

библиотечной сети – поощряйте идеи со стороны сотрудников. Можно просить присылать идеи на почту, можно делать открытые совещания по сбору идей.

Наставничество и новые сотрудники

1. Проводите корпоративные мероприятия по обмену опытом, где сотрудники могут поделиться своими навыками с другими.

2. Развивайте систему наставничества как инструмент профессиональной адаптации новых сотрудников.

3. Используйте прагматический подход с равенством наставника и нового специалиста: наставник в процессе обучения передает часть своих задач ученику, тем самым обучая его и облегчая себе работу.

4. Публично знакомьте молодого сотрудника с коллективом.

5. Определите стартовый набор сотрудника: сувенирная продукция от библиотеки/ЦБС в начале работы — шаг к лояльности и чувству принадлежности к команде. Это могут быть ручки или блокноты с логотипом, наклейки, другая полиграфия.

Модернизация рабочего процесса

1. По возможности совершенствуйте материально-техническое оснащение учреждения.

2. Введите практику корпоративных рассылок раз в месяц или раз в квартал. В своей корпоративной рассылке мы рассказываем о новостях библиотеки, достижениях сотрудников, новых коллегах, днях рождения, мероприятиях и многом другом.

3. Используйте таск-менеджеры для организации рабочего времени сотрудника внутри отдела. Для работы отдела спецпроектов мы используем программу Trello следующим образом: создаем колонку задач именно под конкретного сотрудника, а не под проект – чтобы тот видел все свои задачи, собранные в одном месте. Также мы используем сроки в карточках задач для организации рабочего времени, а метки –  для отслеживания прогресса по каждой задаче.

4. Используйте онлайн-таблицы для отслеживания прогресса в работе над большими проектами. Работу над всеми большими проектами мы контролируем с помощью плана-графика в онлайн-таблице. Там мы прописываем задачи, срок, ответственного и статус. Так каждый из команды видит загрузку других и общий прогресс проекта.

Мы надеемся, что весь наш опыт, советы и рекомендации, а также результаты исследований и итоги работы экспертов и участников на «Брейнсторминге» помогут культурным учреждениям лучше понять свой пул молодых специалистов, их болевые точки и радостные моменты в работе и сделать их пребывание в организации максимально комфортным и интересным.

5 ключевых проблем в работе молодых сотрудников московских библиотек.pdf