Методические рекомендации по работе библиотек с партнерами
10.07.2023
Работа библиотек с партнерами
Городские библиотеки — это современные пространства со всеми условиями для молодых людей и людей старшего возраста. В библиотеках доступны актуальные подборки книг, в том числе от лауреатов книжных премий, закупленные у ведущих издательств. Это интересные бесплатные лектории, смело конкурирующие с популярными коммерческими проектами, возможности для самообразования.
В своей деятельности библиотеки зачастую сотрудничают с различными партнерами, которые не являются частью команды, но оказывают влияние на реализацию различных проектов и помогают в повседневной деятельности работы учреждения.
Зачем библиотекам работать с партнерами?
Современным библиотекам работа с партнерами необходима для популяризации чтения и культурно-просветительских проектов, продвижения и развития. Любой партнер — это источник необходимых для работы и реализации различных проектов ресурсов:
- потенциальной целевой аудитории (работники, посетители, подписчики в социальных сетях, участник проектов);
- качественного оффлайн- или онлайн-продукта (совместное участие в создании курса лекций, проведение совместного мероприятия, подготовка спецпроекта);
- материальной выгоды (предоставление призов, подарков или, например, угощения на мероприятие);
- интересной информации и контента (разработка материалов для сайта или социальных сетей).
В целом можно выделить множество различных классификаций партнеров, поскольку существуют различные характеристики сотрудничества, которые, конечно, могут пересекаться. Рассмотрим основные.
По срокам сотрудничества:
- Долгосрочные
- Краткосрочные
По формату сотрудничества:
- Оффлайн
- Онлайн
По предмету сотрудничества:
- Проектные:
- Информационные:
- Промо:
- Подарочные:
- Онлайн:
По виду партнера:
- НКО и фонды
- Коммерческие организации
- Государственные учреждения
- Физические лица
- СМИ
Рекомендации и лайфхаки по работе с партнерами:
- Взаимовыгодное партнерство
Очень важно всегда четко выполнять свои обязательства перед партнером, не нарушать заключенных договоренностей. Это приведет не только к разрыву сотрудничества, но и к сложностям в дальнейшем поиске партнеров. Если все же по той или иной причине вы вынуждены нарушить изначальные договоренности с партнером, обязательно честно проинформируйте его об этом и предложите альтернативные варианты.Поиск партнеров
- Определите главную идею: зачем вам партнеры сейчас, к каким проектам или целям вы можете их привлечь, какие партнеры вам нужны?
- Выделите подходящие вам категории партнеров из типологий, которые мы привели ранее: какой формат и длительность сотрудничества вы рассматриваете, каков предмет сотрудничества, какие партнеры вам подойдут для реализации проекта или целей?
- Присмотритесь к соседям: используйте Яндекс.карты или 2Гис для поиска партнеров по ключевым словам.
- Разместите запрос на поиск партнеров в социальных сетях: опубликуйте в сообществе библиотеки, на своей личной странице или в тематических группах open-call на поиск партнеров. Опишите, кого вы ищете и зачем, расскажите о библиотеке и проектах, которые были реализованы ранее и планируются, перечислите партнеров, с которыми уже работаете, не забудьте оставить контакты для откликов.
- Сделайте рассылку с предложением сотрудничества: отправьте письмо потенциальным партнерам по адресам электронной почты, которые сможете найти на официальных сайтах, или (особенно, если речь идет об онлайн-сотрудничестве) в личные сообщения страниц в социальных сетях. Более подробно о содержании и оформлении письма поговорим в следующем пункте. Главное, снова четко описать суть своего предложения и не стесняясь рассказать о себе, чтобы заинтересовать потенциальных партнеров.
-
После получения первых откликов: составьте таблицу с контактами и основными данными новых партнеров и регулярно обновляйте ее, уточняя условия и статус сотрудничества. Не затягивайте с ответом на полученные письма и сразу обговорите все условия сотрудничества.
- представьтесь, если прямой контакт вам передал кто-то конкретный, то напишите, кто именно, это покажет, что у вас есть общие знакомые или партнеры;
- расскажите о вашей библиотеке;
- расскажите кратко о самых интересных реализованных проектах;
- расскажите о партнерах, с которыми уже сотрудничаете;
- опишите, для какого проекта вы ищете партнера, и что именно хотите получить от сотрудничества;
- расскажите, что вы сами готовы предложить партнеру в рамках сотрудничества, опишите выгоду;
- объясните, почему вы решили написать именно этому потенциальному партнеру (вам близки цели партнера, вашим читателям будут интересны продукты партнера, восхищены уже реализованными в сотрудничестве с другими библиотеками проектами партнера);
- обязательно укажите актуальные контакты, номер телефона, ссылки на социальные сети библиотеки.
3. Поддержание отношений
Важно не только установить партнерские отношения, но и поддерживать и укреплять их, чтобы из краткосрочного партнерства в рамках одного проекта или мероприятия оно переросло в долгосрочное сотрудничество и даже дружбу. Вот несколько подсказок, что делать, чтобы поддерживать отношения с партнерами библиотеки:
- Не забывайте о партнерах: регулярно просматривайте ранее составленную таблицу с партнерами, добавляйте новых, подумайте, что можно предложить партнерам, с которыми вы давно не выходили на связь. Может, у вас проходит книжный челлендж, планируется конкурс или готовится крупное мероприятие?
- Приглашение на мероприятия: не только партнеры предоставляют библиотекам билеты, призы и зовут на мероприятия. Пригласите партнеров на крупные мероприятия, которые планируются у вас в библиотеке или на сторонних площадках. Это могут быть как интересные открытые мероприятия, которые вы проводите для посетителей, так и специальные закрытые партнерские мероприятия – например, новогодняя вечеринка с интересной развлекательной и культурной программой, на которую вы позовете сотрудников партнерских организаций.
- Подарок или поздравление по праздникам: не забудьте поздравить партнеров с главными календарными праздниками, отправив поздравительное письмо, открытку или подарок. Важным и долгосрочным партнерам лучше подготовить и отправить небольшой материальный подарок – мерч библиотеки, книгу, открытку, приятные тематические сувениры, деликатесы или подготовленную специально для партнеров полиграфию (красиво оформленные чек-листы, книжные лабиринты). Для партнеров из других городов или тем, с кем вы только начинаете сотрудничать, можно отправить красиво оформленное письмо и приложить к нему электронный документ с красиво оформленной открыткой, чек-листом и т.д. Также советуем поздравлять партнеров с тематическими праздниками (например, музеи с днем музеев, планетарий с днем космонавтики, а консерватории с днем музыки). Заодно можно предложить сделать небольшой спецпроект в социальных сетях, приурочить к этому празднику совместный розыгрыш или организовать мероприятие.
- Кросс-промо: вы можете регулярно делать друг другу взаимный PR, чтобы обмениваться аудиторией. Для этого подойдут репосты или анонсы интересных новостей и событий партнера в социальных сетях и на сайте, а также размещение промо-материалов партнера в стенах библиотеки.
Заключение
Партнерские отношения – это всегда отличная возможность для развития, роста и реализации новых интересных проектов. Постоянно увеличивая и укрепляя партнерскую базу, вы окружаете ваше учреждение лояльной и готовой поддержать любые ваши идеи аудиторией.
И помните, “Лучший подарок самому себе - настоящий друг” (Роберт Л. Стивенсон)!
